Alur Kerja & SOP Penawaran Program CSR

1. Tujuan, ruang lingkup, dan prinsip kerja

Tujuan SOP ini adalah membuat fundraising berjalan konsisten, terukur, profesional, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat—bukan sekadar mengirim proposal sebanyak-banyaknya.

2. Peta program dan pilihan penawaran

Materi publik Ragom Foundation yang ditemukan menempatkan lembaga pada ranah pendidikan, pemberdayaan masyarakat, aksi kemanusiaan, pengelolaan dana sosial, penghimpunan donasi, kurban, berbagi untuk dhuafa, dan beasiswa. Rujukan awal: halaman CSR Ragom Foundation.

Prinsip memilih program

1. Mulai dari prioritas CSR/ESG dan kebutuhan komunitas di sekitar fasilitas kesehatan.
2. Pilih satu program utama dan satu alternatif; hindari proposal “semua program”.
3. Rancang sasaran, hasil, jadwal, biaya satuan, peran klinik/RS, dan indikator sebelum meminta komitmen dana.
4. Pastikan peran medis dijalankan oleh tenaga dan fasilitas yang berwenang. Ragom Foundation berperan sebagai mitra sosial/koordinator sesuai kesepakatan.

3. Alur kerja fundraising dari awal sampai akhir

4. Pembagian peran tim

5. SOP operasional per tahap

1Pemetaan dan riset prospek

• Bangun daftar klinik/RS berdasarkan wilayah prioritas dan jangkauan operasional yayasan.
• Catat nama institusi, alamat, situs resmi, unit CSR/Corporate Communication/Marketing/HR/Community Relations, kontak publik, dan sumber informasi.
• Telusuri program CSR sebelumnya, laporan keberlanjutan, berita bakti sosial, target komunitas, serta peluang kolaborasi.
• Jangan mengumpulkan data pribadi sensitif atau menggunakan kontak yang diperoleh secara tidak sah.

2Kualifikasi dan prioritas

Beri skor 0–2 untuk masing-masing kriteria: kesesuaian tema, keberadaan kegiatan sosial/CSR, jangkauan komunitas, akses ke PIC relevan, kesiapan program yayasan. Total 10.

3Pendekatan pertama

• Hubungi PIC yang relevan melalui kanal profesional yang tersedia secara publik.
• Perkenalkan Ragom Foundation secara singkat dan spesifik, bukan mengirim lampiran besar tanpa konteks.
• Ajukan permintaan percakapan 15–20 menit untuk memahami prioritas sosial perusahaan.
• Catat respons dan jadwalkan tindak lanjut. Jika menolak atau meminta tidak dihubungi, hormati permintaan itu.

4Discovery meeting

Gunakan 70% waktu untuk mendengar dan 30% untuk menjelaskan. Tanyakan:

• Apa prioritas CSR/ESG dan kelompok masyarakat yang ingin dijangkau?
• Apakah fokusnya edukasi kesehatan, akses layanan, kelompok rentan, lingkungan, pendidikan, atau bantuan kemanusiaan?
• Wilayah dan jumlah penerima manfaat yang menjadi prioritas?
• Bagaimana siklus perencanaan anggaran, proses pengadaan/seleksi mitra, dan otorisasi internal?
• Indikator apa yang dibutuhkan untuk pelaporan? Apakah ada standar branding, dokumentasi, atau evaluasi?
• Apakah mitra lebih tertarik mendukung dana, tenaga ahli, alat/barang, tempat, logistik, atau kombinasi?

5Merancang proposal

• Tim program menilai kelayakan, risiko, kebutuhan masyarakat, dan kapasitas implementasi.
• Keuangan memeriksa biaya satuan, overhead yang disetujui, jadwal pencairan, serta mekanisme pertanggungjawaban.
• Fundraiser memastikan proposal menjawab kebutuhan calon mitra, bukan hanya profil yayasan.
• Koordinator/pimpinan memberi persetujuan internal sebelum proposal dikirim.

6Negosiasi dan persetujuan

• Bahas sasaran, lokasi, jadwal, jumlah penerima, keluaran, indikator, biaya, publikasi, serta tanggung jawab setiap pihak.
• Setiap perubahan lingkup atau anggaran dicatat dalam versi revisi.
• Gunakan MoU/PKS atau persetujuan tertulis yang sesuai; jelaskan mekanisme pembatalan, perubahan jadwal, dan penanganan sisa dana/barang.
• Jangan menyatakan kemitraan sudah pasti sebelum dokumen dan persetujuan internal lengkap.

7Penerimaan dan pengelolaan dukungan

• Gunakan rekening dan kanal resmi yayasan; berikan instruksi pembayaran tertulis dari kanal resmi.
• Keuangan mengeluarkan tanda terima dan mencatat sumber, tujuan, nilai, tanggal, serta pembatasan penggunaan dukungan.
• Dukungan barang dicatat dengan jenis, kuantitas, kondisi, nilai estimasi bila diperlukan, dan bukti serah terima.
• Pastikan donasi yang dibatasi penggunaannya disalurkan sesuai tujuan yang disepakati.

8Pelaksanaan dan pelaporan

• Lakukan briefing lintas tim dan tetapkan PIC, jadwal, protokol keselamatan, rencana dokumentasi, serta jalur eskalasi.
• Catat realisasi, partisipasi, kendala, perubahan, keluaran, dan bukti pendukung.
• Kirim laporan sesuai tenggat yang disepakati; jika ada keterlambatan atau penyimpangan, beri tahu mitra lebih awal dan usulkan tindakan korektif.
• Jadwalkan evaluasi dan diskusi kelanjutan kemitraan setelah laporan diterima.

6. Strategi khusus untuk klinik dan rumah sakit

Siapa yang perlu dihubungi?

Urutan yang disarankan: unit CSR/ESG atau Corporate Communication bila ada → Direksi/Manajemen Rumah Sakit atau pemilik klinik → Humas/Marketing/Community Relations → HR untuk employee volunteering → Komite/tenaga medis untuk validasi teknis setelah ada sponsor internal.

7. Skrip pendekatan yang bisa digunakan

A. Pesan WhatsApp / email pengantar

B. Pembuka telepon

C. Follow-up setelah pertemuan

D. Menjawab “Kirim proposal saja”

E. Follow-up jika belum ada respons

Saran ritme: tindak lanjut pertama sekitar 3–5 hari kerja setelah pesan awal; tindak lanjut kedua 5–7 hari kerja kemudian. Sesuaikan dengan respons, urgensi, dan kebijakan institusi. Hindari pesan berulang yang mengganggu.

8. Struktur proposal CSR yang disarankan

1. Ringkasan eksekutif: masalah, solusi, kebutuhan dukungan, dan manfaat sosial dalam satu halaman.
2. Profil Ragom Foundation: legalitas, mandat, wilayah, rekam jejak terverifikasi, tata kelola dan kontak resmi.
3. Latar belakang kebutuhan: data yang relevan, sumber data, konteks wilayah dan kelompok sasaran.
4. Tujuan dan sasaran: tujuan spesifik, kelompok penerima manfaat, lokasi dan durasi.
5. Desain kegiatan: aktivitas, jadwal, metode, jumlah target dan mekanisme seleksi penerima.
6. Peran mitra: dukungan dana/barang/tenaga/tempat, kewenangan medis bila relevan, PIC masing-masing pihak.
7. Anggaran: rincian kuantitas × biaya satuan, biaya pendukung, asumsi, dan jadwal pencairan.
8. Pengukuran dampak: indikator output dan outcome, metode pengumpulan data, baseline bila tersedia.
9. Risiko dan mitigasi: keselamatan, cuaca, izin, privasi, keterbatasan layanan, perubahan biaya dan rencana kontingensi.
10. Pelaporan dan komunikasi: jadwal laporan, bukti transaksi, dokumentasi, persetujuan logo/foto dan publikasi.
11. Keberlanjutan: opsi replikasi, dukungan lanjutan, atau exit plan.
12. Lampiran: dokumen legal yang relevan, profil tim, bukti kegiatan terdahulu yang terverifikasi, dan rekening resmi melalui kanal aman.

9. KPI, target awal, dan manajemen pipeline

Angka berikut merupakan target awal untuk diuji, bukan tolok ukur universal. Sesuaikan setelah 6–8 minggu berdasarkan ukuran tim, wilayah, kualitas prospek, dan siklus pengambilan keputusan.

Indikator yang harus dipantau

Kolom minimum CRM / spreadsheet

Nama institusi · jenis fasilitas · wilayah · situs resmi · nama PIC · jabatan/unit · sumber kontak · skor prospek · program yang relevan · tanggal kontak terakhir · status pipeline · nilai indikatif · kebutuhan/keberatan · tindakan berikutnya · tenggat follow-up · fundraiser PIC · alasan kalah/ditunda.

10. Checklist harian dan dokumen kontrol

Checklist sebelum menghubungi prospek

Checklist sebelum proposal dikirim

Checklist penutupan program

Checklist dapat dicentang saat digunakan. Status centang tidak disimpan otomatis setelah halaman ditutup.

11. Etika, perlindungan data, dan batas kewenangan

• Privasi pasien: jangan meminta atau membagikan rekam medis, daftar pasien, hasil pemeriksaan, atau data sensitif untuk kepentingan fundraising. Gunakan data agregat yang sah dan seperlunya.
• Persetujuan dokumentasi: dapatkan persetujuan yang sesuai sebelum mengambil atau memublikasikan foto, cerita, nama, atau identitas penerima manfaat; perlindungan khusus diperlukan untuk anak dan kelompok rentan.
• Integritas penggalangan dana: tidak ada komisi pribadi, rekening pribadi, hadiah yang memengaruhi keputusan, atau klaim palsu. Semua dukungan melewati kanal resmi dan pencatatan yang dapat diaudit.
• Independensi klinis: donasi tidak boleh dijadikan syarat untuk memperoleh layanan, rujukan, atau perlakuan tertentu. Jangan menjanjikan pasien/rujukan atau akses komersial kepada mitra.
• Kewenangan medis: diagnosis, tindakan, skrining, dan saran medis dilakukan oleh tenaga berwenang sesuai standar dan aturan yang berlaku. Yayasan tidak menggantikan tanggung jawab klinis fasilitas kesehatan.
• Penggunaan logo dan publikasi: harus mendapat persetujuan tertulis; publikasi menyampaikan kontribusi secara akurat tanpa mengeksploitasi penerima manfaat.
• Konflik kepentingan: laporkan hubungan pribadi/keuangan dengan calon mitra atau vendor kepada koordinator.
• Pengaduan dan insiden: catat, lindungi pihak terdampak, eskalasi kepada pimpinan, dan hentikan kegiatan jika keselamatan atau kepatuhan terancam.

Rencana implementasi 30 hari